Asistente Administrativo en GRUPO INARCA | Torre
Asistente Administrativo
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GRUPO INARCA

Asistente Administrativo

GRUPO INARCA
Publicado por
Manuela Lopera
David Giraldo Valencia
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Tiempo completo

Tipo de contrato: Contratista

¿Quién paga el cambio de moneda y los impuestos sobre la nómina?:

El candidato

Compensación base COP1,65M/mes
~USD518/mes

+ Bonos (hasta 30% de la compensación base)

No negociable
location_on
Cra. 7 #180-30 of 402, Bogota, Colombia
Publicado hace casi 2 años

Responsabilidades

Esta es una gran oportunidad para trabajar de la mano de nuestra gerencia, asegurando la gestión eficiente de las actividades administrativas, de recursos humanos y personales, para optimizar el desempeño de la alta dirección y mejorar la coordinación interna de la empresa. ✅ Funciones 1. Gestión de Departamento de Gerencia 2. Apoyo en Recursos Humanos 3. Apoyo Personal a los Gerentes ✅ Resultados esperados 1. Reducción del Tiempo en Tareas Administrativas de la Gerencia: • KPI: Reducir en un 20% el tiempo dedicado por la gerencia a tareas administrativas, liberando más tiempo para decisiones estratégicas. • Impacto en la rentabilidad: Permite a los gerentes centrarse en iniciativas que generan ingresos, lo que mejora la productividad empresarial. 2. Eficiencia en la Contratación y Retención de Talento: • KPI: Disminuir el tiempo de vacante en puestos clave en un 15%, y reducir la rotación de personal en un 10% mediante un mejor proceso de selección y seguimiento. • Impacto en la rentabilidad: Mejores contrataciones y menor rotación aumentan la productividad y reducen los costos asociados a la contratación y formación. 3. Optimización de Gastos en Proveedores y Suministros: • KPI: Lograr una reducción del 10% en los costos de suministros de oficina y proveedores de servicios a través de una gestión eficiente de compras y contratos. • Impacto en la rentabilidad: Reducción directa de costos operativos, mejorando los márgenes de ganancia. 4. Mejora en la Satisfacción y Productividad del Personal: • KPI: Incrementar la satisfacción laboral en un 15% (medido a través de encuestas internas) y mejorar la productividad en un 10% al implementar estrategias de bienestar y formación. • Impacto en la rentabilidad: Un equipo más motivado y productivo puede trabajar con mayor eficiencia, lo que genera una mejora en la calidad del trabajo y en la rentabilidad. 5. Reducción de Incidencias en Proyectos o Actividades: • KPI: Disminuir en un 25% los retrasos e incidencias en la ejecución de tareas asignadas a los gerentes y personal clave, optimizando la comunicación y seguimiento de tareas. • Impacto en la rentabilidad: Asegura una ejecución más ágil de proyectos clave, evitando costos adicionales por retrasos o errores. ✅ Requerimientos: 1. Habilidades Interpersonales • Comunicación Efectiva: Capacidad para comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, con diferentes niveles de la organización. • Trabajo en Equipo: Habilidad para colaborar con otros departamentos y apoyar a los gerentes y colegas en sus tareas. • Resolución de Conflictos: Capacidad para manejar y mediar en situaciones conflictivas o de estrés dentro del entorno laboral. 2. Habilidades Analíticas • Pensamiento Crítico: Capacidad para analizar información y tomar decisiones informadas basadas en datos. • Resolución de Problemas: Habilidad para identificar problemas, proponer soluciones y tomar medidas efectivas. 3. Habilidades de Atención al Cliente • Orientación al Cliente: Capacidad para entender las necesidades de los clientes internos y externos y ofrecer soluciones adecuadas. • Empatía y Paciencia: Habilidad para escuchar activamente y abordar las inquietudes de los demás con. comprensión. 4. Competencias de Adaptabilidad • Flexibilidad: Capacidad para adaptarse a cambios en el entorno laboral, nuevas tecnologías y procesos. • Aprendizaje Continuo: Disposición para actualizarse y aprender nuevas habilidades y herramientas que mejoren su desempeño. 5. Competencias de Liderazgo • Iniciativa: Proactividad para identificar áreas de mejora y sugerir cambios que beneficien a la empresa. • Gestión del Estrés: Capacidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas sin comprometer la calidad. 6. Habilidades de Gestión del Tiempo • Priorización: Habilidad para determinar qué tareas son más importantes y gestionar el tiempo de manera que se cumplan plazos. • Autodisciplina: Capacidad para mantenerse enfocado y productivo, incluso sin supervisión directa. 7. Manejo y equipos de sistemas: a. Ofimática Avanzada • Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook. • Google Workspace: Google Sheets, Docs, Slides, Gmail, Calendar. • Uso avanzado de Excel y Google Sheets: Tablas dinámicas, fórmulas complejas, macros (en Excel) y Google Apps Script para automatizar tareas. b. Sistemas de Gestión Documental • Google Drive o Microsoft OneDrive: Almacenamiento y organización de. documentos en la nube. • Dropbox: Alternativa de almacenamiento con fácil acceso compartido. • Notion o Evernote: Herramientas para organizar notas, documentos y proyectos. • Clasificación, organización y búsqueda eficiente de documentos. • Gestión de permisos y seguridad en archivos compartidos. c. Sistemas de Gestión de Tareas y Proyectos • Trello, Asana o Monday.com: Para la gestión de tareas y coordinación de proyectos. • Notion: Organización de bases de datos, proyectos y calendarios. • Crear, asignar y gestionar tareas. • Monitoreo de plazos y prioridades. d. Correo Electrónico y Gestión de Comunicaciones • Gmail o Outlook: Manejo de correos, filtros y organización. • Redacción de correos profesionales. • Gestión de múltiples cuentas y alias de correo. • Automatización de respuestas y filtrado. de correos. e. Automatización de Tareas • Zapier: Integración y automatización de aplicaciones. • Google Apps Script: Automatización en Google Sheets y otros productos de Google. • Microsoft Power Automate: Automatización de flujos de trabajo dentro de Microsoft. • Crear automatizaciones para tareas repetitivas. • Integrar diferentes aplicaciones para mejorar la productividad. f. Ciberseguridad Básica • Antivirus: Bitdefender, Norton o Kaspersky. • Gestores de contraseñas: LastPass, Dashlane o 1Password. • Uso seguro de contraseñas. • Reconocimiento de correos maliciosos y phishing. • Protección de datos personales y confidenciales.
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