Asistente de Gerencia en Ventanas ALV

✅ Responsabilidades: ○ Mantener actualizados los datos en físico y digital de clientes y del personal de la empresa para garantizar la confiabilidad de la información y actualizada para su consulta. ○ Gestionar y hacer seguimiento a los contratos de proyectos adjudicados por los clientes, desde el inicio (trámite de pólizas, cuenta de cobro por anticipo, y en general recopilar todos los documentos requeridos por el cliente para radicar y legalizar), hasta la liquidación y cierre del proyecto. ○ Llevar cuentas corrientes de cada proyecto, para tener control y claridad de lo que paga y adeuda de cada uno de ellos. ○ Verificar cortes de obra para facturación con apoyo de los arquitectos encargados de cada proyecto. ○ Gestionar cartera: Realizar seguimiento y cobro al cliente, por facturas y/o cuentas pendientes de pago por trabajos realizados y entregados. ○ Gestionar los requerimientos personales de las gerencias (facturación como persona natural, pagos, y gestiones personales concernientes con la compañía). ○ Llevar todo el proceso de vinculación del personal administrativo y operativo (ejecutar contratos, afiliaciones a seguridad social, etc); escaneo de todos los documentos. ○ Revisar documentación para radicar incapacidades. ○ Generar la planilla de aportes (Pila) mensual, correspondientes a gerencia y al personal y su respectivo pago. ○ Gestionar nóminas del personal administrativo y operativo de la compañía. ○ Gestionar llamados de atención, diligencia de descargos, memorandos del personal con previo estudio y autorización del jefe inmediato y/o gerencia. ○ Servir de apoyo al área de sistema de seguridad y salud en el trabajo en documentación e información general para su gestión en la empresa. ○ Controlar horario del personal. ○ Manejar a diario los portales bancarios, revisar ingresos, montar pagos, revisar saldos y enviar los reportes correspondientes a la gerencia. ○ Apoyar al área contable informando los movimientos bancarios para conciliación y documentos pertinentes. ○ Manejar correspondencia confidencial. ○ Redactar documentos necesarios para algún proceso, que posteriormente debe ser aprobado por el gerente general. ○ Recibir paquetes o entregas dirigidas a la gerencia. ○ Revisar el correo electrónico diariamente para mantener actualizada la bandeja de entrada. ○ Usar Excel y Word de manera adecuada como herramienta para ejecutar las funciones asociadas a su cargo. ○ Responder y pasar llamadas telefónicas tanto a la gerencia como al personal administrativo y comercial. ○ Tener control de los equipos tecnológicos de la oficina. ○ Mantener al día las necesidades de papelería y demás elementos. ○ Mantener debidamente el archivo de los documentos del área de administración. ○ Registrar y mantener actualizado el acervo documentario de entradas y salidas de visitantes y personal de la empresa para facilitar el acceso y la disponibilidad de la información cumpliendo con los protocolos de confidencialidad cuando corresponda. ○ Acatar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato propias a su cargo. ○ Tener relación y trato amable y respetuosa con los clientes, proveedores y personal. ○ Mantener completa confidencialidad con toda información interna de la empresa. ✅ Requerimientos: ○ Se requiere un mínimo de 4 años de experiencia en cargos donde haya ejecutado funciones similares para personas que no tengan un título profesional/tecnólogo en áreas administrativas. ○ Si el candidato tiene un título Universitario se requerirán solo 2 años de experiencia en cargos donde haya ejecutado funciones similares para personas que no tengan un título profesional o tecnólogo en áreas administrativas. ○ Se valora la experiencia más que el título profesional. ✅ Información acerca de la contratación: Contrato a término indefinido. ✅ Horario: Lunes a Viernes de 8:00am a 6:00pm. Sábados de 8:00 am a 12:00pm.

Asistente de Gerencia

Emma

Responsabilidades

Habilidades requeridas:

Idioma(s) requeridos:

Diego Largacha Verificado

Olga Janneth Torres Torres Verificado

Laura Hernandez Alaix Verificado

Acerca de Ventanas ALV:

Misión:

Beneficios para miembros de tiempo completo:

www.ventanasalv.com/

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