Cargo: Manager de Operaciones y Entrega de Servicio (Remoto).
Objetivo Principal:
- Ser la persona responsable de garantizar que cada cliente reciba una experiencia organizada, profesional y de alto nivel dentro de nuestra empresa, asegurándose de que cada proceso se ejecute correctamente desde el momento en que un cliente ingresa hasta la finalización del servicio.
- Ser el puente principal entre la dirección, el equipo de ventas, el equipo administrativo y los clientes, encargándose de que la operación diaria funcione sin depender constantemente del fundador.
- Crear estructura, mantener orden, liderar procesos, detectar problemas antes de que ocurran y ayudar a que la empresa pueda crecer de manera organizada.
Responsabilidades Principales:
- Gestión completa de clientes y Customer Success, asegurándose de dar seguimiento al avance de cada cliente dentro del programa.
- Supervisar que cada etapa del servicio sea completada correctamente.
- Controlar fechas importantes, próximos pasos y tareas pendientes.
- Verificar que cada cliente entregue la información necesaria para avanzar en su proceso.
- Resolver dudas operativas.
- Mantener una comunicación profesional.
- Identificar clientes atrasados o con riesgo de insatisfacción.
- Crear reportes constantes sobre el estado general de los clientes activos.
- Tener una visión clara de toda la operación, pudiendo informar cuántos clientes están activos, cuáles están al día, cuáles necesitan entregar información, cuáles requieren seguimiento urgente y qué acciones deben ejecutarse para mejorar la experiencia del cliente.
- Supervisión y coordinación del equipo interno, asegurándose de que cada miembro cumpla sus responsabilidades.
- Supervisar asistentes administrativos o secretarias verificando que realicen los seguimientos correspondientes, actualicen correctamente la información, mantengan organizada la agenda, completen tareas asignadas y cumplan con los procesos establecidos.
- Trabajar directamente con el equipo de ventas o closers, confirmando nuevos clientes cerrados, recibiendo la información necesaria después de cada venta, garantizando una transición correcta entre ventas y entrega del servicio, revisando expectativas prometidas al cliente y reportando cualquier problema o área de mejora.
- Manejar y supervisar nuestro CRM y sistemas internos, manteniendo toda la información organizada y actualizada, administrando pipelines, revisando etapas de clientes, creando etiquetas, controlando seguimientos, organizando información, optimizando flujos de trabajo y ayudando a implementar mejoras en herramientas digitales.
- Creación, documentación y mejora de procesos internos (SOPs), desarrollando manuales, procedimientos, checklists y sistemas claros para que cualquier tarea pueda repetirse correctamente sin depender de una sola persona.
- Analizar cómo funciona actualmente cada área, encontrar oportunidades de mejora, eliminar desorden operativo, crear estructura y preparar la empresa para poder escalar.
- Control de calidad, revisando que los documentos estén completos, que los clientes reciban el seguimiento adecuado, que no existan atrasos innecesarios, que la comunicación sea profesional, que cada caso tenga su historial actualizado y que la experiencia del cliente siempre mantenga un alto estándar.
- Entregar reportes periódicos a dirección sobre clientes nuevos, clientes activos, avances, casos atrasados, problemas encontrados, productividad del equipo, resultados obtenidos y sugerencias para mejorar la operación.
Requisitos:
- Experiencia mínima de 2 años en áreas como operaciones, customer success, project management, coordinación de equipos, administración o gestión de negocios digitales.
- Experiencia trabajando con clientes, manejando sistemas organizativos y coordinando diferentes responsabilidades al mismo tiempo.
- Excelente comunicación escrita.
- Buena organización.
- Liderazgo.
- Atención al detalle.
- Capacidad para resolver problemas.
- Habilidad para tomar decisiones sin necesitar supervisión constante.
Plus:
- Experiencia con plataformas como GoHighLevel, ClickUp, Asana, Trello, Google Drive, Google Sheets, Slack u otras herramientas similares de gestión empresarial.
- Haber trabajado anteriormente en agencias de marketing, empresas digitales, negocios de coaching, educación online, consultorías, firmas legales, servicios financieros o empresas con procesos personalizados para clientes.
- Experiencia creando automatizaciones, trabajando con métricas, analizando resultados y mejorando sistemas internos.
Personalidad Ideal:
- Extremadamente organizada.
- Responsable.
- Disciplinada.
- Proactiva.
- Con mentalidad de liderazgo y crecimiento.
- Con iniciativa propia, que no espere únicamente recibir instrucciones, sino que pueda observar la operación, detectar fallas, proponer soluciones y ejecutar mejoras.
- Directa.
- Profesional.
- Con buena comunicación.
- Capaz de coordinar equipos.
- Mantener estándares altos y cuidar los detalles.
- Con mentalidad de dueña, que entienda que su papel es proteger la experiencia del cliente, mantener el equipo alineado y hacer que la empresa funcione como una máquina organizada.
Filosofía del Puesto:
- Tu trabajo no es esperar instrucciones; tu trabajo es crear orden, encontrar problemas, proponer soluciones y asegurarte de que todo avance correctamente.
