- Validar con los clientes la recepción de correos automáticos sobre la trazabilidad de los vehículos en ruta, para detectar omisiones del sistema y tomar correctivos con Destino Seguro, asegurando la correcta entrega.
- Enviar registro fotográfico a los clientes de los cargues en puerto o en el interior (contenedores o carga suelta). Consultar previamente con Gerencia General o Comercial si se detecta un daño grande en la mercancía.
- Reportar a los clientes las mercancías en puerto o en cualquier ciudad que no hayan sido despachadas el fin de semana o el día anterior.
- Realizar telemercadeo para la obtención de citas con clientes nuevos, si lo requiere el área comercial.
- Generar lazos comerciales con el cliente a través de la labor postventa, incluyendo la trazabilidad de operaciones, informe de novedades y transmisión de requerimientos, entre otros.
- Revisar periódicamente el correo y establecer el estado de los pendientes: qué documentos, soportes importantes o requerimientos nuevos han llegado (tales como cartas portes, solicitudes o requerimientos). Si es necesario, enviar copias de los documentos a los clientes para que tengan conocimiento de su recepción y puedan realizar otros requerimientos.
- Recibir de Operaciones o Tráfico el informe de la hora estimada de llegada del vehículo al sitio de descargue e informar al cliente (vía telefónica, correo o por otro medio) para que preparen el sitio de descargue y prevenir inconvenientes.
- Verificar en Destino Seguro y en el programa Syscar qué conductores han descargado y no han cumplido el viaje (remesas pendientes por cumplir). Llamarlos o reportarlos a Despachos para que los contacten y traigan los documentos (manifiestos) a la sede principal o las oficinas, con el fin de reducir los tiempos de facturación.
- Una vez entregada la mercancía al cliente, llamar para establecer cómo se prestó el servicio y aprovechar para realizar un sondeo de satisfacción del cliente con respecto a la operación.
- Montar los pedidos de los clientes a su cargo o los solicitados por Gerencia Comercial o ejecutivos comerciales.
- Una vez recibido el pedido (instrucciones), verificar que haya sido montado en Destino Seguro e informar a los puertos y oficinas para su conocimiento. También remitir a Coordinación Operativa. Una vez montado el pedido, trabajar coordinadamente con Operaciones para que esta información sea considerada en el despacho.
- Si algunos comerciales están ausentes de la oficina y lo solicitan, revisar los correos para ayudar con los pendientes. Si son cotizaciones o requerimientos de los clientes, comunicarlos y establecer cómo proceder.
- Atender quejas y reclamos de los clientes. Una vez recibidos, informar a la persona responsable, recolectar la información necesaria y dar respuesta al quejante, previo concepto de Gerente General y Comercial. Diligenciar el formato de quejas y reclamos, enviar copia al Auxiliar Administrativo y Operaciones para que se proceda a dar solución y hacer seguimiento.
- Atender los requerimientos de los clientes (tales como: auxiliares, clarificar información en Destino Seguro, estado y avance en operaciones, estados de vías, restricciones, notas crédito, etc.).
- Solicitar a Destino Seguro el ingreso a la plataforma de los clientes nuevos, suministrando la información requerida, previa solicitud a la Auxiliar Administrativa.
- Llamar a los clientes cuando los contenedores vacíos no están autorizados para ser recibidos en los patios y adjuntar un correo como constancia para que soliciten a la naviera la autorización de ingreso.
- Mantener comunicación permanente con Control Tráfico y Coordinación Operativa en lo relacionado con el servicio al cliente, especialmente en el cumplimiento de citas, cargues y descargues. Estar pendiente de que se gestione la entrega oportuna de los contenedores dentro de los plazos establecidos en el comodato (tanto en el interior como en la devolución a puerto).
- Presentar propuesta comercial a los clientes actuales y potenciales en ausencia o delegación del área comercial o la gerencia comercial.
- Cumplir con todos los requerimientos exigidos por la empresa de acuerdo con las disposiciones emanadas del Ministerio de Transporte que afecten al sector, y con todos los procedimientos, normas, controles y políticas fijadas por la gerencia de la empresa.
- Cumplir con el reglamento interno de trabajo publicado por la empresa.
- Desempeñar las funciones teniendo en cuenta los procedimientos establecidos en el proceso de prestación de servicios y los mecanismos de control fijados por la empresa, de acuerdo con el BASC para la prevención del lavado de activos, el transporte de productos restringidos y la contaminación de carga.
- Cumplir con las responsabilidades en materia de SGSST entregadas; así mismo, participar en las actividades de promoción y prevención planificadas por la empresa.
- Cumplir con las exigencias establecidas en las pólizas de Transporte, mercancías peligrosas, DTA y, en general, todas las condiciones aplicables a los seguros que la empresa posee.
- Cumplir con el horario de trabajo.
- Asistir a las reuniones administrativas y de capacitación que programe la empresa.
- Responder por los elementos de trabajo asignados para el desempeño de sus funciones, como celulares, cámaras digitales, computador, etc.
- Cumplir todo lo relacionado con el manejo de las pólizas que la Empresa posee, especialmente la de Transporte y Responsabilidad Civil, cuidando que las condiciones en los despachos sean acordes a las condiciones de las mismas.
- Contribuir con las políticas organizacionales, misión, visión y valores de la empresa, orientados a ser los líderes en el servicio de transporte de carga a nivel nacional.
- Coordinar y apoyar todas las funciones que emprenda la Gerencia.
- Todas las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato o las directivas de la empresa.
