Irma Cecilia Cruz Tovar Asistente ejecutiva

Asistente ejecutiva

Certicámara S.A.

Aug 2024 - Current (1 year 9 months)

Trámite de solicitudes de viaje de la presidencia ejecutiva y del equipo directivo, incluyendo reserva hotel, tiquetes aéreos y gastos de viaje. Manejo de agenda de la Presidencia Ejecutiva. Organización y logística de comités y Junta Directiva. Seguimiento de tareas delegadas a los gerentes y subdirectores, asegurando que cada proceso se lleve a cabo de manera oportuna y eficiente. Elaboración de actas comité de presidencia. Gestión de solicitudes de compra y requisiciones. Manejo y control de inventario de cafetería, aseo y papelería. Manejo de información confidencial. Registro de novedades de nómina del conductor de presidencia. Legalización de gastos Presidencia Ejecutiva. Relacionamiento con la Junta Directiva.

Asistente de la dirección de servicios compartidos

Fedepalma

Aug 2021 - Aug 2024 (3 years 1 month)

Conocimiento de Softexpert y Apoteosys (módulo de compras y caja menor). Manejo de la agenda de gerentes y directores. Proceso de compras: cotizaciones, cuadros comparativos y elaboración de órdenes de compra. Realizar reservas de viajes y hoteles. Solicitar y legalizar anticipos. Desempeñar funciones como Secretaria (E) de la presidencia de la federación. Manejar caja menor. Coordinar mensajería. Elaborar, controlar y dar seguimiento a acuerdos de suministros de trabajo. Gestionar novedades de nómina.

A

Secretaria de cámara

Asociacion nacional de empresarios de colombia, Bogotá

Feb 2018 - Aug 2021 (3 years 7 months)

Secretaria de las Cámaras (Farmacéutica, Digital, Bebidas) y la Vicepresidencia de Transformación Digital). Atención afiliados. Organización y logística de eventos, reuniones, comités y talleres. Manejo de agenda de los jefes inmediatos. Encargada de la facturación de las tres cámaras. Gestionar solicitudes de ordenes de compras Organización de archivo. Elaboración de documentos. Seguimiento a la mensajería. Preparación de informes gerenciales. Encargada del proceso de afiliaciones, desafiliaciones y reporte de novedades del gremio. Cálculo de cuotas de afiliación Atención al cliente interno y externo. Revisión y análisis del presupuesto y cartera de cada cámara y presentación de informe. Logística de viajes nacionales e internacionale

I

Asistente de gerencia y administrativa

Integral invesments , Bogotá

Mar 2016 - Feb 2018 (2 years)

Gestión de reservas aéreas y hotel. Manejo de información confidencial. Conocimientos en office. Manejo de agenda. Atención al cliente interno y externo. Coordinación del conductor de presidencia y servicios generales. Manejo de caja menor. Cargue y descargue de pagos en el programa SIIGO. Apoyo al departamento de talento humano: certificaciones laborales, proceso de ingreso y retiro, novedades en planilla electrónica, afiliaciones seguridad social. Elaboración de informes, documentos entre otros. Encargada de la recepción. Realización de pagos personales del presidente de la compañía. Legalización de anticipos.

T

Asistente de presidencia

Trayectoria oil & gas sucursal colombia, Bogotá

Feb 2009 - Mar 2016 (7 years 2 months)

Gestionar de manera efectiva los compromisos de la Gerencia General y Presidencia. Reservas y compra de viajes nacionales e internacionales. Administrar el cronograma de cumplimiento de actividades de la gerencia y Presidencia. Encargada de la correspondencia entrante y saliente del área de Presidencia y de Gerencia. Custodia de archivo. Manejo de información confidencial. Atención al cliente interno y externo. Administrar la agenda y coordinar las citas del Gerente General y Presidente. Manejo de office. Administrar las cuentas de los gastos personales del Presidente. (Elaboración de cheques y/o pagos). Custodia de tokens y chequeras. Coordinación personal de servicios generales y conductor del presidente de la compañia. Manejo de caja me

C

Asistente administrativa

Consorcio pcp lania, Bogotá

Apr 2008 - Aug 2008 (5 months)

Atención de conmutador (2 líneas), recibir y distribuir correspondencia interna y externa, elaboración de oficios, cartas y circulares, elaboración de comprobantes de egreso, recibos de caja, facturación, manejo de caja menor, informes de cuentas por pagar y cobrar, manejo de archivo, control de mensajería, afiliaciones seguridad social, novedades y liquidación de nómina.

I

Secretaria-recepcionista

Intelca pst s.a., Bogotá

Dec 2007 - Apr 2008 (5 months)

Manejo de recepción y atención de conmutador (4 líneas), atención al cliente, control y distribución de correspondencia interna y externa, elaboración de oficios, cartas y circulares, soporte en la elaboración de licitaciones.

K

Asistente administrativa

Koala andina ltda, Bogotá

Jul 2005 - Sep 2007 (2 years 3 months)

Recepción, Manejo de conmutador, Elaboración y organización de documentos contables (comprobantes de egreso, recibos de caja), recaudo y descargue de cartera, manejo de caja menor, elaboración de comunicaciones, memorandos y certificaciones laborales, pagos de seguridad social, manejo de novedades de nómina, proceso de ingreso y/o retiro de trabajadores, afiliaciones de seguridad social, programación de mensajería, informes de pago a proveedores, solicitud de cotizaciones.

C

Recepcionista

Cooperativa de trabajo asociado, Girardot

Nov 2004 - Jul 2005 (9 months)

Atención recepción principal de la clínica, manejo de conmutador, atención y orientación al usuario en relación a los servicios, ubicación de destino de acuerdo la necesidad que presente del usuario, comunicación con especialistas médicos, manejo de agendas, control y distribución de correspondencia interna y externa.

S

Secretaria

Sistema sonoro de colombia, Girardot

Nov 2003 - Jul 2004 (9 months)

Manejo de conmutador, atención al cliente, manejo y preparación de correspondencia interna y externa, elaboración de documentos contables (facturas, recibos de caja y comprobantes de egreso), control y recaudo de cartera, manejo de archivo y demás funciones secretariales.

Irma Cecilia Cruz Tovar

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